Comment gérer l’administration d’une assurance collective ?

Alexandre Desoutter Alexandre Desoutter mis à jour le 2022-04-12

Inscrire un nouvel employé à l’assurance collective, modifier les informations relatives à un adhérent et ses personnes à charge… Autant de tâches qu’il vous faudra administrer en tant qu’employeur souscripteur d'une assurance collective. Alors, comment effectuer ces différentes démarches ? Pas de panique, on vous explique !

Comment gérer l’administration de son assurance collective ?

L’administration de l’assurance collective entraîne une charge de travail non négligeable pour une entreprise. En effet, l’employeur devra d’acquitter de nombreuses tâches et responsabilités, comme par exemple :

  • rapporter les augmentations de salaire ;
  • transmettre les modifications de protection ;
  • remonter les demandes d’exonération ;
  • gérer le maintien des garanties en cas d’absence des employés ;
  • transmettre les modifications de personnes à charge.

Chronophages, il ne faudra pour autant pas faire l'impasse sur ces tâches administratives, imposée à l'administrateur du contrat par la loi 33 sur l'assurance collective.

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Notre conseil : lorsque vous souscrivez un contrat d’assurance collective, ne vous attardez pas simplement sur le prix, mais aussi sur des critères relatifs à la gestion administrative. Prêtez notamment attention à :

  • La simplicité d’utilisation de la plateforme dédiée aux adhérents : plus les employés seront autonomes dans l’administration de leur assurance, moins vous perdrez de temps et d'argent. Espace client bien conçu, formulaires de réclamation téléchargeables en ligne, signatures électroniques, suivi de dossier efficace, sécurité et confidentialité : autant d'aspects qui amélioreront l’expérience de vos salariés.
  • La qualité de l’interface d’administration collective : vous devez pouvoir accéder facilement aux données de votre entreprise et effectuer vos démarches efficacement (ajout d'adhérent, facturation, etc.). N'hésitez pas à demander une démonstration avant de souscrire.
  • L’accompagnement dans la mise en place auprès des employés : de nombreux assureurs proposent des formations ou outils de communication adressés aux employeurs pour une bonne prise en main des interfaces.
  • La qualité et la disponibilité du service de contact téléphonique : parce qu'il est essentiel, avec des services dématérialisés, de pouvoir parfois s'adresser à quelqu'un.

Quel délai pour inscrire un nouvel employé à l’assurance collective ?

Lorsqu’un nouvel employé rejoint l’entreprise, il doit être inscrit au contrat d’assurance collective dans un délai qui dépend de 2 clauses :

  • L’éventuelle période d’attente : par exemple, s’il est prévu dans le contrat que l’employé n’est éligible qu’après une période d’essai de 3 mois, le nouvel employé ne pourra être inscrit qu’à partir de la fin de cette période.

L’employeur peut demander à l’assureur d’exclure le délai d’attente s’il souhaite qu’un employé soit exceptionnellement admissible immédiatement.

  • Le délai d’admissibilité : le contrat prévoit généralement une limite de 31 jours pour inscrire un nouvel employé. Passé ce délai, il devra fournir des preuves de santé (alors qu’il en est exempté s’il est inscrit dans le délai requis).

Comment inscrire un nouvel adhérent à l’assurance collective ?

Le nouvel adhérent ne pourra pas s’inscrire de manière totalement individuelle, puisque c’est l’employeur qui administre son contrat d’assurance collective. L’employé devra remplir sa demande d’adhésion auprès de l’employeur, en remplissant un formulaire ou bien en effectuant la démarche directement en ligne.

Il devra renseigner les informations suivantes :

  • informations personnelles (nom, date de naissance…) ;
  • informations relatives à son emploi (salaire, fonction, date d’entrée...) ;
  • identification des personnes à charge (conjoint, enfants…) ;
  • identification des bénéficiaires ;
  • choix des garanties et options.

Il faudra veiller à bien respecter la période d’attente s’il y a lieu d’être, ainsi que le délai d’admissibilité défini dans le contrat.

Comment modifier le salaire d’un adhérent ?

Pour modifier le salaire d’un adhérent, il faudra d’abord veiller à le faire dans les temps. Généralement, les assureurs demandent que toute demande de modification soit effectuée dans les 31 jours. Il faudra ensuite informer l’assureur de la modification de salaire, selon le mode de gestion mise en place :

  • soit en remplissant un formulaire de modification ;
  • soit directement sur l’interface web.

Il est primordial que l’assureur soit informé de toute modification de salaire et ce, pour 2 raisons :

  • Raison n°1 : le salaire inscrit au dossier d’assurance de l’employé servira de référence en cas de congé de maladie. Si le salaire de l’adhérent a augmenté mais que l’assureur n’en a pas pris compte, alors en cas de maladie, les prestations auxquelles l’employé aura droit seront calculées à partir d’un salaire moindre.
  • Raison n°2 : un ajustement de salaire peut avoir un impact sur la prime d’assurance collective.

Comment ajouter le conjoint d’un adhérent à l’assurance collective ?

Pour ajouter le conjoint d’un adhérent à un contrat d’assurance collective, l’adhérent devra notifier le changement à l’employeur, qui le transmettra à l’assureur. La démarche s’effectuera soit en remplissant un formulaire, soit directement en ligne.

Mais, comment savoir si le conjoint d’un adhérent peut être rattaché au contrat d’assurance collective ? C'est le cas si :

  • Le conjoint n’est pas déjà rattaché à une autre assurance collective. Si l'est, il devra choisir entre son assurance ou celle du conjoint.
  • Le conjoint est bien reconnu par la loi comme « conjoint », soit dans l’une des situations suivantes :
    • conjoint marié : si la personne est liée par la loi à l’adhérent, par le mariage ou l’union civile ;
    • conjoint de fait : si la personne vit avec l’adhérent depuis au moins 12 mois, ou a donné naissance ou adopté un enfant avec l’adhérent.

Le conjoint qui ne partage pas le même domicile que le participant ne peut pas être couvert par le régime d’assurance collective du participant. En revanche, le conjoint peut être de même sexe ou de sexe différent.

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Faut-il mentionner à l’assurance collective un employé couvert par son conjoint ?

Oui, il fait mentionner à l'assurance collective un employé couvert par son conjoint.

Et ce, même si l’employé est d'ores et déjà couvert par l’employeur de son conjoint et s'il choisit d’y rester. Vous devrez quand même le mentionner à l’assurance collective.

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