Générateur de facture en ligne

Pour une majorité d'entreprises, générer une facture est une routine mensuelle. Toutefois, l'auto-entrepreneur qui crée sa première facture se retrouve parfois pris au dépourvu. Comment faire pour générer une facture sans faire d'erreurs ? C'est là qu'un petit coup de pouce peut être le bienvenu.

C'est précisément pourquoi un générateur de facture en ligne bien fait est un outil indispensable pour beaucoup. Nous vous donnons ici les meilleures astuces pour construire votre facture, une solution gratuite pour avoir accès à un modèle de facture standard, avec la possibilité de générer une facturer en pdf.

Qu'est-ce qu'une facture ?

En matière de comptabilité, une facture est un document qui fait apparaître une liste de services ou de biens facturés par une entité légale à un client, de même que la somme qui est due par l'acheteur au vendeur.

Les modèles de facture en ligne peuvent être sujets à certaines obligations légales, selon la juridiction qui s'applique sur le territoire d'où est émis ledit document. C'est pourquoi utiliser un générateur de facture en ligne permet de gagner du temps et de l'argent. Avec ce type d'outil, vous pouvez soit éditer une facture en ligne à envoyer sous format électronique, soit opter pour un modèle de facture à imprimer. Les deux sont légalement acceptés.

Quand faut-il faire une facture ?

L'obligation de faire une facture s'applique à toute entité légale dans le cadre d'une transaction commerciale - quelqu'en soit le montant. Le document de facture vient donc sanctionner la remise d'un bien et / ou d'un service rémunéré contre une somme financière.

Qu'est qu'une facture doit inclure ?

Au Canada, il existe plusieurs obligations pour qu'une facture soit valide du point de vue du droit.

Elements requis	Description
Un numéro d'identification unique	La première chose que devra faire apparaître votre facture est votre Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) - un identifiant unique qui se compose de dix chiffres. Celui-ci vous est délivré lors de votre immatriculation au registre des entreprises, et permet de vous identifier auprès de vos partenaires d'affaires mais également de l'administration fiscale québécoise.
Les éléments constitutifs de l'entreprise	Dans la très grande majorité des cas, les modèles de facture réservent un espace pour inclure les éléments constitutifs de l'entreprise : nom et adresse légale, mais aussi informations de contact - l'adresse des bureaux mais aussi de courriel et un numéro de téléphone.
L'identité de l'acheteur, ou le nom commercial de son entreprise	De l'autre côté, vous devrez entrer sur votre document de facture les informations relatives à l'entité à qui vous facturez des biens ou des services : son identité légale, de même que son adresse déclarée au moment de l'immatriculation. Attention, cette adresse peut être différente de l'adresse de livraison.
Une description claire des biens et services facturés	Une facture en ligne doit toujours faire apparaître clairement une description des services et / ou des biens inclus dans la transaction. Cela explique que la majorité des générateurs de facture laisse la possibilité d'ajouter autant de lignes que nécessaire pour une description précise de ce qui est facturé.
La date de livraison des biens ou services facturés	A tout service ou bien facturé doit correspondre une date de livraison, qui est un élément clé d'une facture. Cela permet en effet aux deux parties de situer dans le temps la transaction, et de savoir avec précision l'objet de la facturation.
La date de facturation	Toute entreprise a l'obligation légale de tenir à jour sa comptabilité. Ainsi, tous les modèles de facture en ligne incluent un espace pour renseigner la date à laquelle celle-ci est émise, qui permettra de la classer chronologiquement.
Le montant des biens et services facturés	Une facture en ligne bien construite fait clairement apparaître le montant total de ce qui est facturé au client. Si plusieurs biens et services sont facturés dans un même document, vous devez en faire l'addition, de sorte que le montant total apparaisse au bout du compte. De plus, si vous appliquez à votre client une réduction spéciale, faites la apparaître clairement, de sorte que cela soit compréhensible pour les deux parties.
La TPS et la TVQ	Pour les entreprises québécoises redevables de la Taxe sur les Produits et Services (TPS) et de la Taxe de Vente du Québec (TVQ), il est nécessaire d'appliquer les montants redevables sur la facture (voir plus bas la section dédiée à la TPS et à la TVQ).

Comment créer une facture en ligne ?

Le temps où les travailleurs indépendants devaient faire écrire leurs factures par un expert-comptable est bel et bien révolu. Vous pouvez désormais utiliser un générateur de facture en ligne, qui vous fournit tous les modèles de facture dont vous avez besoin. Avec cet outil, vous pouvez dès lors générer des factures en pdf ou des factures à imprimer et à envoyer par courrier.

Ecrire une facture n'est donc plus un problème, puisque le générateur de facture fait le travail pour vous. Vous n'avez qu'à remplir les blancs du modèle de facture en ligne que nous proposons, et à le télécharger en pdf. Si vous avez les informations requises à proximité, cela ne devrait pas vous prendre plus de deux minutes.

Comment envoyer une facture ?

Vous avez édité votre facture, mais que se passe-t-il après ? Les règles de facturation au Québec ne vous restreignent pas dans la manière dont vous souhaitez faire parvenir votre facture à votre client. Grâce à notre générateur de facture en ligne, vous pouvez télécharger votre document au format pdf. De là, vous pouvez choisir de l’envoyer par courriel, soit de l’imprimer et de le faire parvenir par la voie postale.

Toutefois, nous vous recommandons de profiter des commodités offertes par la voie électronique. De fait, par ce biais, votre facture ne peut pas se perdre, et vous gagnerez un temps précieux. Il n’est pas nécessaire de préciser que par la voie du courriel, vous n’aurez à payer ni enveloppe ni timbre. Vous pouvez même aller plus loin dans la digitalisation de votre facturation, en proposant à vos clients le paiement en ligne via une interface dédiée.

Comment le générateur de facture en ligne proposé par HelloSafe.ca fonctionne-t-il ?

HelloSafe.ca vous propose un générateur de facture gratuit, qui vous permet de générer une facture en moins de deux minutes. Notre générateur de facture se décompose entre trois parties :

Où sur la facture ?	De quoi s'agit-il ?
En haut	Vous devez faire figurer dans cette partie les informations relatives à votre entreprise : nom, adresse légale, ville, code postal et un numéro de téléphone (qui peut toujours utile à votre client en cas de besoin). En plus, vous pouvez télécharger le logo de votre entreprise pour qu’il apparaisse. Sur la droite, vous devez répéter la même opération, cette fois pour les informations relatives à votre client.
Au centre	Dans cette partie, vous devez tout d’abord entrer la date de facturation. Vient ensuite la description des biens et / ou services facturés. Dans le menu “option” que trouvez sur la droite de l’outil, vous avez la possibilité d’ajouter des colonne “quantité” et une colonne “unité”. Si vous devez inclure la TPS dans votre facture, cliquez sur le bouton “oui" en face de la case “comprend la TPS” - et idem en ce qui concerne la TVQ. Ainsi, les taux de TPS et de TVQ seront automatiquement appliqués à vos articles, et répercutés sur le montant total. De fait, une fois toutes les informations de quantité, de prix et de fiscalité applicable renseignée, le générateur de facture en ligne fera automatiquement apparaître le montant total à facturer en bas de votre document.
En bas	Cette partie correspond à une zone de texte libre, où vous pouvez ajouter tous les détails qui vous semblent pertinents à notifier à votre client, comme dans le cas d’un octroi de facilité de paiement par exemple.

Pour enregistrer votre modèle, il suffit de cliquer sur le bouton vert Enregistrer (un fichier portant l’extension .saveinvoice sera téléchargé dans le dossier de téléchargement de votre ordinateur). Pour restaurer votre modèle, il suffit de cliquer sur le bouton bleu Charger et de sélectionner un fichier avec l’extension .saveinvoice que vous avez précédemment enregistré.

Quels sont les avantages de faire une facture en ligne ?

Quand vous dirigez une petite entreprise, chaque seconde compte. Tout d’abord, le principal avantage d’utiliser un modèle gratuit de facture réside dans le temps qui est économisé. Avec la possibilité de télécharger un modèle de facture, et de le garder sous format pdf, générer une facture et l’envoyer au client n’est plus qu’une question de minutes. De plus, utiliser un générateur de facture en ligne représente de vraies économies en timbres, papier et enveloppes. Répétées dans le temps, ces gains peuvent représenter beaucoup d’argent. Enfin, utiliser un outil de facturation en ligne est également meilleur à des fins de comptabilité. En effet, les factures digitales peuvent toujours être sauvegardées en ligne, à l’inverse du papier qui risque de se perdre. Pour résumer, faire une facture en ligne permet :

• De gagner du temps
• De gagner de l’argent
• De ne plus avoir à réaliser un travail d’archivage
• De mieux organiser sa comptabilité

Quelles sont les taxes sur le commerce en vigueur au Québec ?

Toute personne légale exerçant des activités commerciales sur le territoire québécois est tenue de s’inscrire sur les fichiers de la TPS et de la TVQ. En outre, les entreprises dont le total des fournitures taxables est supérieur à 30 000 dollars sur un trimestre civil sont tenues de percevoir ces deux taxes, dont les taux diffèrent :

Taxes	%	Explication
TVQ	9,975%	La Taxe de Vente du Québec (TVQ), appliquée à un taux de 9,975%, correspond au montant collecté par les autorités provinciales québécoises sur les transactions commerciales.
TPS	5%	La Taxe sur les Produits et Services (TPS), appliquée à un taux de 5%, est une taxe nationale sur la consommation qui se rapproche de la Taxe sur la Valeur-Ajoutée (TVA) européenne.
Produits détaxés	0%	Les ventes considérées comme “détaxées” se voient appliquer un taux de 0 %. Cela concerne notamment : les produits alimentaires de base : les médicaments délivrés sur ordonnance, certains appareils médicaux, la plupart des produits de l'agriculture et de la pêche ou encore le bétail. Certaines ventes sont concernées par une détaxe seulement en ce qui concerne la TVQ. Il s’agit notamment des services financiers et des livres.
Ventes exonérées	Non applicable	Les ventes dites “exonérées” ne sont pas taxables, ni au titre de la TVQ ni de la TPS. Ce régime concerne par exemple les résidences et les logements qui ne sont pas neufs au moment de la vente, la plupart des services de garde d'enfants, une grande partie des services de santé et dentaires, quelques services d'enseignement spécifiques ou encore des services rendus par des acteurs du secteur public.

Qu’est qu’une facture proforma ?

A l’inverse d’un modèle de facture “classique”, une facture proforma est utilisée par les entreprises de commerce comme un document préliminaire de vente qui est envoyé au client avant l’expédition des marchandises. Ainsi, une facture proforma intègre des éléments particuliers tels que :

• La nature des marchandises expédiées et leur description
• Le poids de la cargaison
• Les coûts de transport

Enfin, de manière générale, la plupart des factures proforma fournissent un prix de vente précis à l’acheteur.

Comment écrire une facture lorsque l’on est travailleur indépendant ?

Écrire sa première facture lorsque l’on est travailleur indépendant peut être un exercice difficile. Cependant, grâce aux générateurs de facture en ligne qui existent, il n’y a plus lieu de s’inquiéter. De fait, les factures des travailleurs indépendants ne diffèrent pas des modèles de facture “standards”, et incluent les éléments détaillés dans la section “Qu’est-ce qu’une facture doit inclure ?”.

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